やばい!社員証をなくしてしまった・・・・。

こんなときどう対応すればいいか知っていますか?

社員証をなくして悪用されると大変なことになる可能性があるため、早急に対処する必要があります。

今回は社員証をなくしたときの対応方法やなくさないための対策を解説します。

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やべくんやべくん

あれ?おかしいなー。

・・・

やべくんやべくん

やばい!社員証なくした!どうしよう・・・・。

やべくんやべくん

老師ー!

やべ老師やべ老師

なに?

やべくんやべくん

社員証なくしたんだけどどうすればいい?

やべ老師やべ老師

カードキーで入館証になってるタイプ?

やべくんやべくん

うん。

やべ老師やべ老師

それはやばいねー。

やべくんやべくん

うん。やばいよ。どうしよう。。

やべ老師やべ老師

どうしようもないね。素直に謝れば?

やべくんやべくん

でも上司怖いんだよねー。

やべ老師やべ老師

早く言わないと大変なことになって怒られるどころじゃ済まなくなるかもよ?

やべくんやべくん

え?たとえば?

やべ老師やべ老師

クビとか損害賠償請求とか。

やべくんやべくん

マジ?それはもっとヤバい!謝ってくる!

やべ老師やべ老師

いってら~。

やべ老師やべ老師

はい、というわけで今回は社員証をなくしたときの対処法を解説します!

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社員証をなくしたときの対応方法

会社に社員証をなくしたことを連絡して素直に謝る

謝る

まずは会社に社員証をなくしたことを連絡します。

これを最優先で行ってください。

これをしないとあなたの社員証を拾った人が会社に不法侵入する可能性があるからです。

会社の社員証が会社や工場に入門するカードキーとなってる場合は非常に危険です。

だからすぐに会社に電話して謝ってください。

連絡が遅れれば遅れるほど罪が重くなる

悪用リスク

会社や工場内は会社にとって重要な情報がある場所。

そこへの鍵が社外の人間の手に渡ることは会社にとって大きな損失にもなりかねません。

もし社員証をなくして怒られるのが怖いからといってなくしたことを会社に伝えずに黙っているとカードキーを拾った人間が会社に不法侵入するリスクがどんどん上がっていきます。

例えばIDを悪用して侵入した人が

  • 会社の顧客情報を盗んで悪質な会社に売ってしまう
  • 会社の顧客情報という個人情報を流出させてしまう
  • その会社で新開発してた商品情報を知られてネットにばらまかれてしまう

など。

場合によっては会社は大損害を受ける可能性があります。

実際、私は派遣社員時代に同じ会社の派遣社員300人くらいと一緒に働いてたんですが、社員証をなくす人が立て続けに5,6人くらいいたせいで派遣先からの信用を失い、300人の仕事がなくなりそうになりました。

その派遣先からは3年以上継続して仕事をもらっていてある程度の信用が積みあがってたおかげで最悪の事態にまでは至りませんでしたが、何度も注意喚起があり、セキュリティ講習もすでに受けてるのにまた受けることになりました。

社員証をなくすのはこれくらい大変なことになる可能性もあるのです。

しかし会社に早めに連絡すれば総務の人が手続きし、あなたの社員証のカードキーを無効にすることで拾った人による不法侵入を防ぐことができます。

なくしたことがはっきりしたらすぐに会社に連絡してなくしたことを伝えましょう。

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家に忘れただけの場合

家に忘れただけの場合は会社のルールにもよります。

取りに戻らせる会社もありますし、仮の入門証を発行してもらってそのまま過ごす場合もあります。

私の会社ではなくした可能性も考えて取りに戻らせる会社でした。

忘れた場合の対処法は以下の記事に詳しく書いたので参考にしてください。

社員証を忘れて会社に入れない!対処法と忘れないための対策!

なくした可能性のある場所を洗い出し、探す

連絡する

会社になくしたことを連絡し、IDを無効化してしまえばとりあえず会社への不法侵入は防げます。

ただ社員証にはあなたの会社名や氏名、連絡先などが入った個人情報です。

なくして無効になってるとはいえ、見つかるに越したことはありません。

落とした可能性のある場所を洗い出して探しましょう。

通勤中になくした場合

通勤中になくした場合は電車の乗車・降車駅の窓口に行き、落し物がないか確認しましょう。

営業回り中になくした場合

営業回り中になくした場合は営業先にもう一度行き、駐車場などに落としてないか探した後、営業先に落とし物がなかったか確認しましょう。

プライベートで遊んでるときになくした場合

プライベートで遊んでるときになくした場合はその日行ったお店等に連絡して落とし物がなかったか確認しましょう。

見つかった場合は会社に連絡してください。

ただすでにIDを無効にされていた場合はその社員証はもう使えないので再発行を待つしかありません。

始末書は必要?

会社によっては始末書が必要になります。

一度社員証をなくしただけで始末書を書かせる会社はそんなに多くないですが、厳しい会社だと書かされます。

実際、社員証をなくすことは始末書を書くレベルの重大なミスではあるので書かなきゃいけない場合は真摯な謝罪の姿勢を示し、反省点や今後なくなさないためにどうするかなどについてしっかり書きましょう。

警察への届け出は必要?

警察への紛失の届け出も会社のルールによっては必要です。

社員証をなくした時のルールは会社によって定められてるのであなたの会社のルールを確認してください。

社員証は再発行できる?

社員証は再発行できます。

会社の総務部になくした連絡をすればなくしたIDの無効化と再発行の手続きを同時に行ってくれます。

ただし、社員証の再発行はすぐにはできず、出来上がるまでに時間がかかる場合が多いです。

この場合は新しい社員証が発行されるまで仮社員証や来客用の入門証などで過ごすことになります。

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弁償や損害賠償、懲戒処分を受ける場合も・・・

社員証をなくすと弁償または再発行手数料として数千円とられるケースもあります。

ただ法律上会社が社員に罰金を科す場合

罰金が

  • 平均賃金の半日分
  • 1回の給与支払合計額の10分の1

を超えてしまうと、法令違反になります。

また損害賠償についても実際に損害が起きたことが証明される状況でなければ会社も請求できません。

ただ実際にその社員証が悪用されて損害が出た場合は損害賠償されてもおかしくありません。

が、なくした時点で損害賠償というのは労働基準法の第16条

使用者は、労働契約の不履行について違約金を定め、又は損害賠償額を予定する契約をしてはならない。

に違反するので法令違反です。

会社が法令違反で損害賠償を請求してきた場合は労基に相談しましょう。

社員証をなくさないための対策!

なくすとこれだけ大変なことになる社員証。

一度なくして教訓を得たあなたは二度となくさないと誓うでしょう。

社員証をなくさないためにはどうすればいいのか、ここに書いておきますね。

1. ビジネスバッグとプライベートのバッグを分ける

バック

会社に行くときと遊びに行くときに同じバッグを使ってる人って意外といると思います。

私服OKの会社だと同じになりがちですよね。

でもこういう人はそのバッグに社員証を入れてるわけです。

遊びに行ったときにもしバッグが盗まれたら・・・大変なことになりますよね。

またはバッグの中身を誰かに見られて社員証を抜き取られるなんてことも・・・。

まぁ普通は盗むなら財布ですが。

特に飲み会などに参加して酔っぱらってるとバッグをどこかに置き忘れたり、バッグの中身を散らかしたりしてしまうこともあるかもしれません。

社員証をバッグに入れるならビジネスバッグとプライベート用のバッグは必ず分けるようにしましょう。

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2. 社員証を入れる位置は固定する

次に社員証を入れる位置は固定しましょう。

これはものをなくさないための基本です。

家の鍵でも同じで、仕舞う場所を同じ位置に固定するとなくしにくいです。

バッグに入れるならこのポケットと決めておく。

ポケットならポケットと決めておく。

これだけでなくす確率がかなり下がります。

3. 社員証を何かを頻繁に出し入れする場所に入れない

たとえば定期券。

電車の乗り降りのたびに出し入れしますね。

そして社員証も会社に入ったり出たりするたびに出し入れします。

そういう意味では同じですが、だからといって定期券と社員証を同じ場所にしまうのはかなり危険な行為。

定期券を出し入れした時に社員証がコロッと落ちてしまう可能性があります。

定期券以外にも財布や携帯など、頻繁に出し入れするものと同じ場所に入れるとなくしやすいので、社員証は必ずそういうものとは違う場所にしまうようにしましょう。

4. ストラップ強化や抜け落ち対策をする

社員証をなくすパターンでありがちなのが

  • ストラップが切れて社員証をどこかに落とすパターン
  • 社員証ケースがゆるくてどこかでポロッと落とすパターン

です。

会社から社員証をもらうときに首からかけられるストラップ付きのケースに入れられた状態でもらうことが多いと思います。

でも会社によってはこのストラップの性能やケースの性能に問題があって社員証を落としやすい場合があります。

ストラップを強化したい場合はアマゾンなどでカードキー用ストラップを検索して丈夫なものを買うといいです。


【masow】IDカードホルダー ネックストラップ リール付 本革 (09-横型-ブラウン)

ケースがゆるくて落ちやすい場合はセロハンテープなどで落ちないように止めてしまいましょう。

5. 鞄を電車の網棚に置くのはやめる

よくあるパターンが電車の荷物置き用の網棚にバッグを置き忘れるパターンです。

サラリーマンの中にはこの荷物置きの網棚を毎回利用してる人も多いでしょう。

でもこれをしているとうっかり置いたまま忘れて電車を降りてしまう、と言うことが発生しがちです。

特に社員同士で飲み会をやった日の帰りなど。

そういうことが起きないようにするためにも鞄を電車の網棚に置く習慣はやめてしまうといいでしょう。

カバンが重ければ床に置いて両足で挟めばいいですし、座るときは膝の上に置けばそんなに重く感じないと思います。

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実際に社員証をなくした人の体験談

最後に実際に社員証をなくした人に聞いた社員証をなくした時の話を紹介しますね。

40代女性 そうとらとらとらまろんさんの体験談~入社3か月の新人の時の話

某保険会社に入社して3ヶ月の研修おわり、地元の支部に着地してから自分の支部の中の出張所の所長と営業周りする会社を開拓して行き、いつものように同行してもらう日に3箇所まわってから一旦お昼をする事になりました。

食べる所の駐車場に着いて私が運転で所長が車から降りお店に先に向かい私もすぐ向かおうとした時にふと首からぶら下げでいた会社のiDカード社員証が入ったカードケース部分だけが無くなっていました。

もう所長はきっちりした年配の女性だったこともありドキドキしながらも食べる所に行き無くした事を食べる前には言えず平然を装い食べてる気がしないながらもなんとか食べ終わりました。

そして車に戻った時にそこで無いのを気づいたように所長にカードだけがとれて無くなってることを伝えました。

お店の中と車の中を確認してもちろん無くて、所長が無くした事を言わずに支部の事務員に電話して何か連絡がなかったかを確認したら何も連絡ないと言う事でした。

今まで行った三箇所の会社を逆に戻って探しに行こうという事になり二ヶ所目に行った会社の砂利の駐車場に自分が止めてた所に茶色のカードケース部分が裏になって落ちていました。

無くしたまま見つからなかったらほんと支部長や支部の人たち支社にも迷惑かかるし大変な事になってたよと怒られました。

なのでほんとに早いうちに見つけられてよかったです。

所長にも言われましたがカードを下げる所が輪っかになってなく絶対外れない物を買い直して使用する事になりました。

50代女性 いつも頑張りたいウウコさんの体験談~6年目の会社で

普段カードキーはいつも、首から下げるネームプレートと名刺入れが一緒になったカードケースの中に入れて、仕事中や移動中、お客様先でも常に首から下げていました。

その日は、珍しく会社から貸与されている専用の営業車の大掃除をしていました。

季節の変わり目でもあり、営業車の中は要らないものや食べ終わったコンビニの弁当、空ペットボトルなど、こまめに捨てずにたまったゴミも多少ありました。

結構、沢山のモノを片付け、ゴミ箱に捨て、さらに大きいダンボール系はゴミ集積場などに持っていきました。

やっと終わって、会社のドアの前でふとカードキーの入っているはずのカードケースを見ると…無い!無い!

ビックリしたのと同時に、始末書やカードキー弁償、上司や総務担当者に報告など、一瞬にして頭をめぐり『ヤバイ』と思い鳥肌が立ちました。

とりあえず、近くにいる人たちに落ちてなかったか聞いて、今まで行った場所、歩いた道、営業車の中など3回くらい確認し、それでも無いとわかると、ゴミ箱の中に手を突っ込んで探したけど、無い!

絶望的になっては、カードケースがぶら下がっていた、今となってはただのネックストラップを眺めては、半分泣きそうになりながら、何度も同じルートやゴミ箱を探しました。

無くした原因は、カードケースがついていたネックストラップのつなぎ目のフックが甘くなっていて、すぐに外れやすくなっていたことを判明。

『もっと確認しとくべきだった。』と思う反面『何よ!ちゃっちいわね!』というモノに当たる腹立たしさ。

ほとんど諦めの中、最後にゴミをゴミ箱から全部出して見たら、なんとゴミ箱の一番下のそこに私のカードキーがありました。

ゴミをゴミ箱に入れる時、カードキーがゴミ箱に落ちたのに気が付かずゴミを投入してしまったからでした。

その後、もう2度とカードキーを無くさないように、ネームプレートとネックストラップのつなぎ目をセロテープでぐるぐる巻にし、取れないように対処しました。

コレでもなくしたら、本当に無理!(笑)

30代女性 Nekoyama Nekoさんの体験談~1年目の会社で

朝出社するとカードが見当たらない。

いつもカバンに入っているのに・・・カバンを変えたときは忘れてしまったりもするけれど、前日と同じカバンでした。

落としたという認識はなく、家に忘れてしまったな・・・と思いました。

忘れたというより、猫を飼っているので、ストラップ部分を猫が加えてどこかに持っていったのかもしれない・・・と完全に猫のせいにしていました。

とりあえず同僚に入れてもらい、その後総務へ予備のカードを借りに行きその日は過ごしました。

私の会社はコピー機に社員証の承認が必要で、1日中社員コードを入れなければならず「面倒だな」と不便を感じていました。

帰りに念のため、駅と交番に落し物として届いていないか確認に行きました。

すると・・・東京メトロの駅で落し物の届けがあったが、センターへ先ほど送ってしまったとの事でした。

落とした記憶が全くなかったので、「聞いてよかった!」と思いました。

と同時に「猫、ごめん!」と・・・。

完全に自分のせいでした。

東京メトロはセンターまでのメトロ運賃を負担してくれます。

こちらが落としたのにとても親切です。

落とした原因として考えられるのは・・・社員証を定期と同じポケットに入れておいたことでしょう。

定期を出すときに巻き込んで、持っていなかった方の社員証だけポトリと落ちてしまったのだと思います。

それからは定期と社員証は別のところにしまうようにしました。

また、カバンを開けると社員証がちゃんとあるか確認するようになりました。

なくすとお金もかかりますし、悪い人に悪用されたときの損害はすごいことになりますからね。

本当に気をつけるようになりました!

20代男性 オランダンミランダンさんの体験談~2年目の会社で

新卒で勤めていた会社の2年目に社員証を無くしました。

私が使っていた社員証は首からIDホルダーでぶら下げるタイプでした。

そのIDホルダーの紐部分とカードのホルダーを連結するクリップがいつの間にか破損してホルダーごと社員証を無くしました。

その当時、ちょうど仕事でスランプに陥っていて、これを報告するとまた上司から激怒されるだろうなぁ・・・とかなり凹みました。

しかし社員証がない状態ではタイムカードに打刻もできません。

意を決して退社前に上司に報告しました。

私「申し訳ございません、自分の不注意で社員証を紛失してしまったのです・・・」

すると・・・

「そうか、なら新しいやつ作っておくわ」

とかなり軽くお許しがでました。

かなり身構えて報告したので拍子抜けしてしまいました。

もちろん今後は気を付けて管理するようにと釘を刺されましたが。

今思うとかなり厳しい上司でしたが、スランプで悩む私に気遣いしてくれたのだと思います。

1週間後くらいに新しい社員証が発行されました。

(その間は自分で出社、退社の時刻をメモしており、新しい社員証と引き換えにその時刻をまとめて伝えました)

それからは会社から支給されたものではなく某有名雑貨店で購入した少し高めのIDホルダーを使って対策していました。

1年間くらいい使っていたのですが支給されたものに比べて耐久性が全然違っていて驚きました。

社員証をなくさないためにはIDホルダーを少し高くても耐久性のいいものを使うことを強くオススメします。

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40代女性 呉服屋の雪うさぎちゃんさんの体験談~1年目の会社で

私が8年勤めた呉服店を結婚退職し、再び同じ呉服店に復帰すると、配属された先は老舗の百貨店でした。

今までの勤務先は、モールや地域の小売店などが多かったので、カードキーなどは使用した事がありませんでした。

配属された百貨店は、駅からほぼ直結の来客数の多いお店でした。

百貨店1年目のある日、いつもと同じように電車に乗り、遅番の10時半に着くように防災センターに向かいました。

歩きながら、先程改札口で出したSuicaのカードケースに手をのばしました。

すると、いつもSuicaと同じカードケースに入ってるはずのカードキーが、全く見当たりません。

カバンをひっくり返して探しますが、見つかる気配もなく、気が遠くなる思いがしました。

なぜ気が遠くなったかと言いますと、防災センターはカードキーを無くしても、その場は書類を記入すれば通してもらう事が出来たのです。

しかし、そのカードキーは更衣室のカードキーにもなっていたのです。

しかも、朝の出勤時なら多くの女性社員がいますが、その日の私は遅番でした。

大きい百貨店ですので、たくさんの女性社員が居ましたが、各店舗ごとに遅番の時間は違います。

私は、同じ時間に出勤する社員を見つけ、入れて頂こうと画策しました。

時間に余裕があったものの、待てど暮らせど女性社員さんが来ません。

もういよいよ遅刻になる?と思ったその時、一人の女性社員さんが出勤して来ました。

私は恥ずかしさと、彼女からの怪しいものを見る視線に耐えながら事情を説明し、更衣室に入る事が出来ました。

当時はSuicaのケースも、すぐにチャージが出来るように取り出しやすいものにしていました。

その日の帰りに、すぐにカードケースを買い換えた事は言うまでもありません。

更衣室は地下にあり、そこは地下の駐車場の入り口の前でもありましたので、お客様からの視線も未だに忘れられず、本当に困った体験でした。

20代女性 肉団子ジャックさんの体験談~5年目の会社で

私は毎日車通勤で会社近くの月極め駐車場から会社まで徒歩5分くらいのところを歩いて通勤していたのですが、ある朝会社に到着し扉を開けようと鞄をみるとカードキーがないことに気づきました。

ちょうど、鞄を朝変えた日だったので朝家を出るとき間違いなく入れた記憶があったので、その瞬間青ざめました。

どこで落としたのだろうとパニックになりました。

というのも、うちの会社は地方の支店なのですが全てがポイント評価制で、従業員のカードキーの紛失すら減点になるのです。

上司は減点を非常に恐れており、以前他の従業員がカードキーを紛失したときも大変な騒動になり従業員全員で自宅から会社までの通勤経路全てを見直して探させたことがあり、深夜まで捜索をし、全員が嫌な思いをした経験がありました。

自分も同じことを起こしたら、とんでもないことになると思い恐怖に震えました。

パニックになる気持ちを何とか抑え、冷静に駐車場までの通勤経路を戻りましたが見つかりません。

またまた泣きそうになりましたが、駐車場についた瞬間思い出しました。

その日車から降りるとき鞄を駐車場内で軽く落としたのです。

まさか中身は何も落ちてないと思っていたのですが、もしやと思い駐車場内を見渡しました。

立体駐車場だったので、地面には何も見当たらなかったのですが、空間が下にあり、隙間からそこに落ちたのかも!?と思い、管理会社電話し確認してもらいました。

それから、午後に管理会社から連絡があり発見となり事なきを得ましたが、あれほど神様に感謝したときはなかったです。

もう2度と落とすまいと、心に近い、カードキーをチェーン付きのパスケースに入れ、鞄と繋げるようしました。

正直カードキーなんか無くしても、IDを抹消すれば使えないし、大したことないと思うのですが、私の場合は周りにとんでもない迷惑がかかり大騒動になると思い血の気の引く思いをしました。

30代女性 心配性な会社員の女ですさんの体験談~5年目の会社で

会社の社員証は、いつもお財布の中に入れてたんです。

ある日結婚式の帰りに、ひったくりにあってしまい、お財布を盗まれてしまいました。

最悪です。

お財布を盗まれたので、始めはクレジットカードを止めたり、てんやわんやで、会社のカードキーまで頭が回っていなかったんです。

しかしその盗難にあった翌日が会社で、会社の前であ、カードキーがないんだと言うことに気づき、誰かがくるまで会社の中に入れないので、会社の入り口の前でウロウロしながら、どうしよう、という気持ちでいっぱいでした。

恥ずかしかったです。

それと同時に、会社の人に怒られてしまうのではないか、賠償金とかかかるのかなとハラハラしながら、誰か人がくるのを待っていたんです。

ようやく人がきて、事情を説明してとりあえず一緒に会社の中に入れてもらい、そのあと総務の人に事情を説明しに行きました。

ハラハラです。

とりあえず、その日は、来客用のカードキーを貸して貰い、特に怒られることもなく、大変だったねとその場は過ぎました。

申請用紙に無くなった経緯を記入して新しいカードを一週間後位にもらった感じです。

それからは、お財布に一緒にカードキーを入れるのは辞めようと思いました。

別途入れ物を100円均一で買ってきて、仕事の時だけ鞄に入れて、鞄も抱え込むように持ちながら電車に乗ってたのを思い出します。

何かトラウマで怖かったんですよね。

絶対無くさないようにと日々気にかけてます。

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